Rozliczenie roczne działalności wspólnoty mieszkaniowej
Zgodnie z art. 30 ustawy o własności przynajmniej raz w roku w pierwszym kwartale do 31 marca zwoływane jest zebranie właścicieli, to na nim zarząd wspólnoty mieszkaniowej (lub zarządca, który sprawuje zarząd powierzony w rozumieniu art. 18 ust. 1 uwl) przedstawia sprawozdanie z działalności za rok ubiegły.
Sprawozdanie finansowe nie wystarczy
Obowiązek złożenia sprawozdania wynika wprost z brzmienia art. 30 ust. 1 pkt. 2 uwl, przy czym należy pamiętać, że w przepisie tym mowa o rocznym sprawozdaniu z działalności a nie o sprawozdaniu rachunkowym. Sprawozdanie nie może zatem dotyczyć tylko kwestii finansowych, ale składający je winien zrelacjonować właścicielom i inne podejmowane w danym roku czynności. Zwrócił na to uwagę Sąd Apelacyjny we Wrocławiu, który w wyroku z dnia 7 sierpnia 2008 roku, sygn. akt: I Aca 601/08 (niepubl.) wskazał, że „sprawozdanie zarządu nie może ograniczać się wyłącznie do kwestii finansowych, ale winno być odbiciem działalności zarządu we wszystkich sprawowanych przezeń dziedzinach zarządu.”
Sprawozdanie składa zarząd wspólnoty
Ustawa o własności lokali obowiązek jego złożenia nakłada na zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. W wyroku z dnia 28 czerwca 1999 roku Sąd Apelacyjny w Warszawie wyraził pogląd, że sprawozdanie finansowe wspólnoty mieszkaniowej winno pochodzić od zarządu wspólnoty i być podpisane przez zarząd. Sprawozdanie finansowe jest najistotniejszym elementem rocznego sprawozdania i winno obrazować wykonanie planu gospodarczego w oparciu o ewidencję pozaksięgową wspólnoty mieszkaniowej, charakteryzować się co najmniej takimi cechami, które umożliwią sporządzenie deklaracji podatkowej CIT. Należy pamiętać, że wspólnota mieszkaniowa jest podatnikiem w rozumieniu ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zmianami). W sprawozdaniu należy ująć takie informacje, z których wynikać będzie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za dany rok podatkowy.
Sprawozdanie finansowe służy przede wszystkim ustaleniu rzeczywistych kosztów zarządu nieruchomością wspólną za dany rok i ustaleniu kwoty faktycznie uiszczonych zaliczek( wcześniej czynsz) na pokrycie tych kosztów. Zaliczki na koszty zarządu podlegają rozliczeniu po upływie roku kalendarzowego , na który zostały uchwalone i po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania z działalności zarządu
Rozliczenie nadwyżek i strat
Ze sprawozdania może wynikać, że wniesione w ciągu roku zaliczki były wyższe niż poniesione koszty lub odwrotnie. W przypadku nadwyżki przychodów nad kosztami właściciele na zebraniu decydują, na jaki cel przeznaczona zostanie nadpłata za rok ubiegły. W szczególności mogą oni podjąć uchwałę o przeznaczeniu środków na fundusz remontowy lub na bieżące opłaty. W wyroku z dnia 26 stycznia 2011 r. (sygn. akt: II CSK 358/10) Sąd Najwyższy przedstawił pogląd, że jednym ze sposobów rozliczenia nadwyżki wynikającej z rozliczenia kosztów zarządu może być jej przeznaczenie na zasilenie funduszu remontowego.
W wyroku z dnia 25 listopada 2011 r., sygn. akt: I ACa 542/11 (niepubl.) Sąd Apelacyjny w Warszawie podzielił powyższe zapatrywanie Sądu Najwyższego i orzekł, że nadwyżki z tytułu zaliczek uiszczonych na koszty zarządu należą do majątku wspólnoty mieszkaniowej a ich rozliczenie „może nastąpić w różny sposób: zwrot właścicielom, przeznaczenie na fundusz remontowy, przeznaczenie na koszty zarządu w następnym roku kalendarzowym” a o tym w jakiej formie to nastąpi decydują właściciele w drodze uchwały określającej sposób rozliczenia nadwyżki: „wspólnota powinna rozliczyć się z uzyskanej nadwyżki z właścicielami lokali podejmując uchwałę o rozliczeniu nadwyżki” (por. wyrok SA w Warszawie z dnia, sygn. I Aca 542/11).
W przypadku nadwyżki kosztów nad przychodami właściciele zobowiązani są do pokrycia różnicy. Zatwierdzone przez właścicieli sprawozdanie jest podstawa do wykonania rozliczenia każdego z właścicieli za rok ubiegły. Rozliczenie to polega na porównaniu rzeczywistych kosztów wspólnoty przypadających na danego właściciela z zaliczkami wniesionymi przez niego w ciągu roku.
Niezależnie jednak od przyjętego modelu zarządzania – w każdej wspólnocie mieszkaniowej – czy to małej, czy dużej, istnieje obowiązek sprawozdawczy.
„Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z małą czy dużą wspólnotą, podlega ona jako jednostka nieposiadająca osobowości prawnej przepisom ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz.654, z późn. zm). Z faktu bycia podatnikiem wynikają dla wspólnoty konkretne obowiązki. Wspólnoty mieszkaniowe zgodnie z art. 25 cytowanej wyżej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, są obowiązane bez wezwania składać deklaracje podatkowe”